Odroczony termin zapłaty, czyli tzw. kredyt kupiecki umożliwia nabywcy zapłatę za towar lub usługę w terminie późniejszym niż w dniu zakupu. Zgodnie z prawem maksymalny umowny termin zapłaty wynosi 60 dni od dnia doręczenia kupującemu faktury VAT. Strony transakcji mogą ustalić dłuższy termin umowny pod warunkiem, że nie jest to rażąco nieuczciwe wobec sprzedawcy.
Warto jednak wiedzieć, że jeżeli strony transakcji handlowej przewidziały w umowie termin zapłaty dłuższy niż 30 dni, sprzedawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe już po upływie 30 dni od dnia spełnienia świadczenia i doręczenia kupującemu faktury do terminu płatności faktury.
Dowiedz się więcej o odsetkach za opóźnienia w transakcjach handlowych >>
Odroczony termin zapłaty jest szczególnie korzystny dla nabywcy, czyli płatnika danej faktury. Zyskuje on bowiem możliwość dysponowania własnymi środkami przez dodatkowy czas, otrzymując coś w rodzaju nieoprocentowanej pożyczki.
Jeśli natomiast chodzi o druga stronę transakcji czyli przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z wydłużonym terminem płatności, to ich główną korzyścią jest zwiększenie konkurencyjności. Na przykład w branży budowlanej w wielu przypadkach inwestor, który szuka wykonawcy robót, przy wyborze kieruje się głównie tym, czy wystawi on fakturę z odroczonym terminem płatności.
Dowiedz się więcej o terminie płatności faktury >>
Podstawowym ryzykiem dla przedsiębiorcy wystawiającego faktury z odroczonym terminem płatności jest sytuacja, w której kupujący nie zapłaci w ustalonym terminie. Może to skutkować utratą płynności finansowej i poprzez tzw. efekt domina tworzyć cały łańcuch zaległości płatniczych. Należy bowiem pamiętać, że kredyt kupiecki sporadycznie udzielany jest jednokierunkowo. Firmy funkcjonujące na rynku powiązane są siecią płatności odroczonych. Z tego powodu nierzetelność jednego z uczestników rynku może spowodować bardzo poważne skutki dla pozostałych. Dlatego jednym z najważniejszych zadań każdego przedsiębiorcy jest minimalizacja ryzyka związanego z udzielaniem kredytu kupieckiego. Jak to zrobić?
Kredytu kupieckiego nie powinno się traktować jako podstawowego i jedynego narzędzia walki o rynek. Takie podejście wcześniej czy później wykorzystają w nieodpowiedni sposób nieuczciwi kontrahenci. Nawet startująca na rynku firma powinna starać się wypracować równowagę pomiędzy dbaniem o swoją płynność finansową a uleganiem naciskom kupujących. Dlatego udzielenie odroczonego terminu płatności w ramach zachęty do nawiązania współpracy nie jest dobrym pomysłem. Powinien on być przyznawany kontrahentom, co do których posiada się zaufanie, mające swoje podstawy w długotrwałej współpracy, czyli tym, co do których nie ma wątpliwości, że uregulują płatność w określonym terminie. Warto również zacząć od krótszych okresów kredytowania i ewentualnie je wydłużać wraz ze wzrostem pewności co do rzetelności płatniczej kontrahenta. Warto także ustalić wewnętrzne zasady ustalania wysokości kredytu kupieckiego dla poszczególnych kontrahentów.
Przed podjęciem decyzji o podjęciu współpracy z nowym kontrahentem warto sprawdzić jak najwięcej informacji na jego temat. Można to zrobić nie wychodząc z domu, ponieważ większość baz danych o przedsiębiorcach jest dostępna online np.: CEIDG, REGON, Krajowy Rejestr Sądowy. Kontrahenta warto również zweryfikować na białej liście podatników VAT.
Gdy zawieramy z nowym partnerem duży kontrakt warto w zainwestować w profesjonalny raport gospodarczy. Raport przedstawia zwykle informacje rejestrowe spółki, jej aktualną sytuację finansową i majątkową, powiązania gospodarcze itp. Użyteczną metodą na pozyskanie informacji o kontrahencie i jego sytuacji majątkowej jest również wywiad terenowy. Często dostarcza on ważnych informacji nieujawnionych w oficjalnych bazach danych.
Więcej o tym jak sprawdzić kontrahenta >>
Po przeprowadzaniu weryfikacji płatnika, gdy kooperacja wchodzi w fazę roboczo – techniczną następnym krokiem zabezpieczającym przed zatorem płatniczym powinno być właściwe udokumentowanie współpracy na każdym jej etapie. Należy zacząć od dokładnej i rzetelnej analizy wszystkich zapisów umowy handlowej lub innego dokumentu regulującego przyszłą transakcję. Warto również dopilnować, aby do umowy zostały sporządzone wszystkie potrzebne załączniki. Ich teść powinna zostać zaakceptowana przez obie strony już w momencie podpisania danej umowy. Często bowiem jest tak, że umowę handlową podpisuje się w dużym pospiechu - terminy biegną, inwestor naciska, boimy się kar za opóźnienia itd. - i sporządzenie załączników jest odkładane na później. Tymczasem to właśnie załączniki do umowy najczęściej regulują rzeczy niezwykłe istotne dla wykonawcy. W przypadku umów budowlanych może to być np. szczegółowy harmonogram prac określający terminy i zakres poszczególnych odbiorów częściowych, sam wzór protokołu odbioru z wykazem osób (często imiennym), które muszą go podpisać.
Ważne jest gromadzenie wszystkich dokumentów, które mogą potwierdzić czy też uprawdopodobnić właściwe wykonanie zlecenia. W zależności od branży mogą to być np. oferty, zamówienia (często składane tylko drogą e-mail), dokumenty potwierdzające realizację usługi lub fizyczne wydanie towaru np. CRM, WZ itp. Również (jeżeli mamy taką sposobność, np. osobiście dostarczamy fakturę do kontrahenta) warto dopilnować, aby płatnik złożył podpis na fakturze. Co prawda, nie ma obecnie takiego obowiązku, ale w przypadku późniejszego, ewentualnego braku zapłaty i konieczności wystąpienia z powództwem na drogę postępowania sądowego, znacząco przyspieszy to sprawę i zwiększy szanse na pozytywny dla nas werdykt sądu.
W sytuacji, kiedy z różnych względów potrzebujemy bieżącego finansowania, dobrym rozwiązaniem pozwalającym na właściwe zabezpieczenie firmy przed zatorami płatniczymi będzie również skorzystanie z usług profesjonalnej firmy faktoringowej. Przeprowadzi ona za nas dokładną i rzetelną analizę finansową naszych kontrahentów, ustali limity finansowania na bezpiecznym poziomie. Będzie również na bieżąco analizowała i uaktualniała ich dokumenty finansowe. Kolejnym bonusem takiej współpracy będzie stały monitoring terminów spłaty na przekazanym portfelu należności. W przypadku zwłoki w zapłacie, faktor niezwłoczne poinformuje Klienta o możliwym problemie z wypłacalnością danego płatnika.
