Minimalizowanie ryzyka związanego z dokonywaniem transakcji handlowych jest jednym z podstawowych zadań każdego przedsiębiorcy. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie potencjalnego płatnika. Musimy wiedzieć z kim podejmujemy współpracę. W Internecie można znaleźć bezpłatne rejestry przedsiębiorców, gdzie możemy sprawdzić firmę kontrahenta.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEDIG)
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej prowadzona jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Jest to podstawowa bazą, w której znajdują się informacje na temat przedsiębiorców prowadzących indywidualną działalność gospodarczą lub spółkę cywilną. Można je wykorzystać do sprawdzania przedsiębiorcy, z którym zamierzamy zawiązać współpracę. W bazie można również potwierdzić nadane uprawnienia, zezwolenia, nałożone zakazy lub prowadzone postępowania.
Najważniejsze dane, które można sprawdzić to m.in.:
- numer NIP przedsiębiorcy
- numer REGON przedsiębiorcy
- nazwę firmy
- numer telefonu
- adres poczty mailowej
- adres strony internetowej
- adres siedziby
- adresy oddziałów
- adres do korespondencji
- datę rozpoczęcia działalności gospodarczej
- datę zawieszenia działalności gospodarczej
- datę wykreślenia działalności gospodarczej
- oznaczenie PKD- czyli rodzaj prowadzonej działalności
- informację o wspólnocie majątkowej
- status działalności gospodarczej
- dane spółki cywilnej
- informacje dotyczące zakazów np. sądowy zakaz prowadzenia działalności gospodarczej
- informacja dotycząca upadłości/postępowania restrukturyzacyjnego
- dane zarządcy sukcesyjnego, który jest powoływany na wypadek śmierci przedsiębiorcy
- dane pełnomocnika, jeżeli przedsiębiorca takiego posiada
- pozwolenia, zezwolenia np. pozwolenie na sprzedaż alkoholu
Dowiedz się więcej jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta >>
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)
Krajowy Rejestr Sądowy prowadzony jest przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Pełni dwie zasadnicze funkcje: informacyjną i legalizacyjną. Funkcja informacyjna polega na tym, że KRS stanowi ogólnopolską bazę danych o podmiotach uczestniczących w obrocie gospodarczym.
Funkcja legalizacyjna polega na tym, że dopiero wpis do rejestru pozwala na dokonywanie dalszych czynności prawnych (często jest to jednoznaczne z uzyskaniem osobowości prawnej).
Baza ta zawiera 3 rejestry:
- Rejestr przedsiębiorców
- Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej
- Rejestr dłużników niewypłacalnych
Wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS podlegają:
- spółki jawne
- spółki partnerskie
- spółki komandytowe
- spółki komandytowo-akcyjne
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółki akcyjne
- spółki europejskie
- spółdzielnie
- spółdzielnie europejskie
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych
- przedsiębiorstwa państwowe
- instytuty badawcze
- przedsiębiorstwa zagraniczne
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej
- oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Polski
- główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń
- główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji
- instytucje gospodarki budżetowej
W KRS możemy potwierdzić następujące dotyczące pomiotów gospodarczych m.in.:
- numer KRS
- adres siedziby i oddziałów podmiotu
- reprezentację podmiotu: Zarząd, Prokurenci
- NIP i REGON
- dane o zawieszeniu, upadłości i likwidacji
- zaległości podatkowe, celne i wobec ZUS
- wysokość niespłaconych wierzytelności
Z bazy można również pobrać aktualny wypis z rejestru przedsiębiorców.
Więcej o informatyzacji procedur w KRS >>
Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej – REGON
REGON prowadzony jest przez Główny Urząd Statystyczny. Wpis do ewidencji Regon jest obowiązkowy. Rejestr ten stanowi najważniejsze źródło informacji dotyczących polskich przedsiębiorstw działających w Polsce. W bazie można sprawdzić informacje na temat działających w Polsce podmiotów gospodarczych tj.:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą
- osoby fizyczne prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne
- osoby prawne
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
- jednostki lokalne wymienionych podmiotów gospodarki narodowej.
Wśród informacji zbieranych na podstawie REGON można znaleźć:
- nazwę firmy,
- imiona i nazwisko oraz numer PESEL (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą
- NIP
- adresy siedziby
- formę prawną prowadzonej działalności
- formę własności
- formę dokonanej rejestracji podmiotu
- wykaz rodzajów działalności
- datę powstania, zawieszenia oraz zakończenia działalności.
Sprawdź jakie dane znajdziesz w księgach wieczystych online >>
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – CRBZ
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych prowadzony jest przez Ministra Finansów. Postał na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
W tej bazie możemy sprawdzić zgromadzone i przetwarzane informacje o osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółkami. Osoby te nazywane są beneficjentami rzeczywistymi.
Do rejestru mają obowiązek zgłosić się wszystkie spółki prawa handlowego, które podlegają obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, czyli spółki: jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne oraz akcyjne, z wyjątkiem publicznych spółek akcyjnych.
Beneficjentami rzeczywistymi w spółkach kapitałowych, które muszą się zgłosić do CRBR, są:
- udziałowcy albo akcjonariusze posiadający prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji w danej spółce
- w sytuacji, jeśli nie jest możliwe określenie beneficjenta rzeczywistego w spółce, do CRBR należy zgłosić osobę lub osoby zajmujące wyższe stanowisko kierownicze (na przykład członka zarządu).
Zgłoszenie do CRBR obejmuje dwie grupy danych:
- dane spółki, której zgłoszenie dotyczy:
- nazwa (firma)
- forma organizacyjna (na przykład spółka komandytowo-akcyjna)
- siedziba
- numer w KRS
- numer NIP
- dane beneficjenta rzeczywistego i osób, które reprezentują spółkę:
- imię i nazwisko
- obywatelstwo
- państwo zamieszkania
- numer PESEL albo datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL
- informacje o wielkości i charakterze udziału lub uprawnienia, które posiada beneficjent rzeczywisty.
Zgłoszenia do CRBR dokonuje wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji, zgodnie z obowiązującymi w spółce zasadami reprezentacji.
Więcej o tym kim jest beneficjent rzeczywisty >>
Biała Lista Podatników VAT- wykaz podatników VAT
Biała lista prowadzona jest przez Krajową Administrację Skarbową. Ma na celu zapewnić wyższy stopień bezpieczeństwa prowadzonych transakcji, w tym pozwolić na spełnienie warunku dołożenia należytej staranności przy kontroli statusu kontrahenta. Zawiera ona wykaz podatników zarejestrowanych, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
W bazie znajdują się następujące dane:
- nazwa firmy, imię i nazwisko przedsiębiorcy
- numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
- adres siedziby podatnika
- status podmiotu w VAT
- numer REGON
- numery rachunków bankowych zgłoszone przez przedsiębiorcę.
Oprócz kontroli statusu kontrahenta jako podatnika VAT, najistotniejszą informacją na białej liście podlegającą sprawdzeniu, jest numer rachunku bankowego kontrahenta. Kontroli należy dokonać przed dokonaniem przelewu lub w terminie 7 dni (w okresie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego - 14 dni) od tej daty. W obu przypadkach, gdy numer rachunku, na który przelano środki różni się od tego z białej listy, należy wyjaśnić przyczynę rozbieżności.
Więcej o obowiązkach i sankcjach wynikających z działania białej listy >>
Krajowy Rejestr Zadłużonych - KRZ
System teleinformatyczny Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) to jawny rejestr prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości, w którym ujawnia się dane dotyczące:
- osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, wobec których są lub były prowadzone postępowania restrukturyzacyjne, upadłościowe oraz postępowania w sprawach orzeczenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej
- osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, wobec których była prowadzona egzekucja sądowa lub administracyjna i została ona umorzona z powodu jej bezskuteczności
- osób fizycznych, wobec których toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, a które zalegają ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące.
