Ksero dowodu osobistego - czy instytucja finansowa może je wykonać?

12 lipca 2019 r. weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych. W myśl nowych przepisów sporządzenie nie tylko wiernej kopii dokumentu publicznego, ale także jego repliki, jest zagrożone karą nawet do dwóch lat pozbawienia wolności. Czy w takim razie instytucja  finansową kserując dowód osobisty klienta łamie prawo? Na to pytanie odpowiadamy w artykule.

Co obejmuje zakaz kopiowania?

Zakaz kopiowania dotyczy m.in. takich dokumentów publicznych jak dowód tożsamości, paszport, prawo jazdy, karta pojazdu, legitymacja zawodu medyka czy dokument potwierdzającego np. niepełnosprawność. W myśl ustawy repliką dokumentu publicznego jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanego dla celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, której dane dotyczą.

Ksero dowodu w instytucjach finansowych

Czarno-biała kserokopia nie nosi cechy autentyczności, nie jest więc repliką. Wykonując takie ksero instytucja finansowa nie łamie przepisów ustawy. Kserokopia w wielkości mniejszej niż 50% lub większej niż 120% także nie jest traktowana jako zakazana replika. Warto również wiedzieć, że banki i inne instytucje finansowe wręcz muszą kserować dokumenty tożsamości swoich klientów, ponieważ podlegają pod przepisy innych ustaw, m.in. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, tzw. ustawy AML. W przypadku kopii sporządzonych w oparciu o przepisy ustawy AML – instytucja obowiązana (bank, instytucja płatnicza czy giełda kryptowalut) może wykonać kopię w formacie 1:1.

Kiedy bank może kserować dowód osobisty?

Bank może wykonać kserokopię dowodu osobistego wyłącznie gdy:

• Jest to niezbędne do zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
• Istnieje uzasadniona potrzeba weryfikacji tożsamości klienta w ramach procedur bezpieczeństwa.

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) podkreśla, że instytucje finansowe nie mają prawa do kopiowania dokumentu tożsamości w każdej sytuacji. W wielu przypadkach wystarczające jest okazanie dowodu osobistego do wglądu.

Obowiązki instytucji finansowych przy kserowaniu dowodów

Instytucje finansowe muszą przestrzegać zasad RODO przy wykonywaniu kopii dokumentów:

• Przed wykonaniem kopii muszą dokonać oceny, czy przetwarzanie danych zawartych w kopii dowodu jest niezbędne.
• Muszą przestrzegać zasady minimalizacji danych - przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu.
• Są zobowiązane do zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa dla przechowywanych kopii dokumentów.

Bank może kserować dowód osobisty, ale tylko w uzasadnionych przypadkach wynikających z przepisów prawa, szczególnie gdy jest to konieczne do zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Kopiowanie dokumentów bez wyraźnego powodu stanowi naruszenie przepisów.