Możliwość podpisywania dokumentów online to duże udogodnienie. Służą do tego: podpis elektroniczny zwykły, kwalifikowany lub zaufany. W artykule wyjaśniam jak je stosować w praktyce.
Podpis elektroniczny to elektroniczne dane identyfikujące konkretną osobę, które służą jako podpis równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis elektroniczny spełnienia wymóg złożenia oświadczenia woli w formie dokumentowej w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
Podpis elektroniczny niekwalifikowany używany jest przeważnie w wewnętrznym obiegu dokumentów. Można go również stosować do dokumentów funkcjonujących obrocie gospodarczymi i podpisywać większość umów, wniosków, kontraktów, raportów lub oświadczeń, które nie wymagają formy pisemnej. Nie ma żadnych ograniczeń jego użycia, o ile informacje o tego rodzaju podpisie i jego akceptacja znajdą się w umowie między stronami dokumentu.
Zwykły podpis elektroniczny jest usługą odpłatną dostarczaną m.in. przez platformę Autenti.
Warto wiedzieć...
Ten rodzaj podpisu stosują do zatwierdzania dokumentów (np. załączników do umowy faktoringowej) użytkownicy platformy do obsługi klientów INDOS (Strefa Klienta).
Usługi finansowe online – czy to wygodne rozwiązanie jest bezpieczne? >>
Podpis zaufany to taki rodzaj podpisu elektronicznego, który potwierdza tożsamość (jest przypisany do konkretnego numeru PESEL) i można z niego korzystać załatwiając sprawy na platformach online administracji publicznej np. ePUAP. Aby skorzystać z tego podpisu trzeba mieć założony Profil Zaufany, który wymaga potwierdzenia tożsamości przez bankowość elektroniczną lub w trakcie osobistej wizyty w urzędzie.
Profilem zaufanym możemy podpisać dokumenty kierowane do podmiotów publicznych. Jest on ważny przez 3 lata, po tym czasie można go przedłużyć. Założenie i posiadanie Profilu Zaufanego jest bezpłatne.
Podpis kwalifikowany to zaawansowany podpis elektroniczny, który powoduje takie same skutki prawne, jak własnoręczne podpisanie dokumentu długopisem czy piórem. Jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia, bądź aplikacji do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Jego użycie reguluje ustawa o podpisie elektronicznym.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej lub organizacji. Można nim podpisać dowolny dokument zarówno urzędowy, jak i w relacjach firmowych i biznesowych. W praktyce ten rodzaj podpisu stosuje się do poświadczania dokumentów, które zgodnie z prawem wymagają formy pisemnej.
Podpis kwalifikowany można składać na komputerze stacjonarnym lub urządzeniu mobilnym w specjalnej aplikacji w chmurze lub za pomocą zestawu służącego do składnia podpisu kwalifikowanego. Taki zestaw składa się zwykle z:
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest usługą płatną. Jego cena zależy od wybranego dostawcy, wariantu podpisu, okresu ważności. Średni koszt zestawu do podpisu kwalifikowanego z czytnikiem i kartą to około 300 zł brutto. Podpis kwalifikowany w aplikacji mobilnej to również koszt około 300 zł brutto.
Podpis kwalifikowany można nabyć u certyfikowanego dostawcy usług zaufania. Lista polskich dostawców podpisu kwalifikowanego znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (systemu informatycznego NBP). Do najpopularniejszych polskich podpisów kwalifikowanych należą: Sigilium Sign, Szafir 2.0 i proCertum SmartSign. Można także wybrać dowolnego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania z innych krajów Unii Europejskiej. Wykaz około 260 takich firm znajduje się na zaufanych listach.
Żeby wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny należy kupić wybrany certyfikat e-podpisu oraz wypełnić odpowiednie dane w sklepie internetowym wybranego certyfikowanego dostawcy.
Konieczna będzie także weryfikacja tożsamości w placówce dostawcy, punkcie partnerskim lub dowolnej kancelarii notarialnej. Należy pamiętać o zabraniu ze sobą dokumentu tożsamości z numerem PESEL. Coraz częściej zdarza się, że weryfikację tożsamości można przeprowadzić online lub podczas wizyty przedstawiciela sprzedawcy.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny we wszystkich państwach Unii Europejskiej przez okres od 1 roku do 3 lat. Po tym czasie można odpłatnie przedłużyć jego ważność (opłata jest niższa niż przy kupnie podpisu elektronicznego).
Podpis zaufany i podpis kwalifikowany to dwa różne podpisy elektroniczne.
| Podpis zaufany | Podpis kwalifikowany | |
| Odpłatność | Nie | Tak |
| Podpisywanie dokumentów urzędowych | Tak | Tak |
| Podpisywanie dokumentów w obiegu gospodarczym | Nie | Tak |
