Faktura VAT jest to dokument potwierdzający sprzedaż towarów i usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT. Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron transakcji (sprzedającego i kupującego).
Obowiązek wystawiania faktur mają czynni, zarejestrowani podatnicy VAT w przypadku:
Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać następujące informacje:
Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:
Ponadto faktura VAT musi posiadać adnotacje, których treść uzależniona jest od metody rozliczania podatku VAT:
W przypadku, gdy nabywca ma dokonać płatności w mechanizmie podzielonej płatności, sprzedawca musi na fakturze podać rachunek firmowy zarejestrowany na białej liście podatników VAT.
Podstawowy termin na wystawienie faktury przypada najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca po dacie dostawy towaru, wykonania usługi lub w przypadku żądania osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Fakturę można wystawić również wcześniej – maksymalnie do 60 dni przed datą sprzedaży.
W przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych obowiązuje odrębny termin wystawienia faktury - 30. dnia od dnia wykonania usługi.
Fakturę można wystawiać przed datą sprzedaży bezterminowo, a jednocześnie obowiązkowo przed terminem płatności w przypadku:
Maksymalny, przewidywany ustawowo, termin zapłaty w transakcjach handlowych to 60 dni. Dotyczy to transakcji, w których sprzedawcą jest mikro-, małe lub średnie przedsiębiorstwo, a kupującym jest duża firma (tzw. transakcja asymetryczna). W przypadku podmiotów równorzędnych (np. dwie średnie firmy) mogą one ustalić termin zapłaty dłuższy niż 60 dni. Sprzedający jednak, mimo tego ustalenia, ma prawo naliczania odsetek ustawowych po 30 dniach od dnia spełnienia swojego świadczenia i doręczenia kupującemu faktury.
Więcej o odsetkach za opóźnienia w transakcjach handlowych >>
Sprzedawca, który wystawia faktury z odroczonym terminem płatności może szybko zamienić je na gotówkę korzystając z faktoringu. Mechanizm działania tej usługi jest prosty. Sprzedawca realizuje zamówienie, wystawia fakturę i przesyła ją do firmy faktoringowej (zwanej faktorem). Faktor przekazuje mu do 90% wartości faktury w ciągu 24 godzin. Firma, która nabyła produkty lub usługi dokonuje zapłaty zgodnie z terminem płatności podanym na fakturze (np. po 60 dniach).
W sytuacji, gdy to nabywcy brakuje środków na zapłatę faktury za zakupione towary, może on skorzystać z faktoringu odwrotnego. Firma faktoringowa spłaci jego zobowiązania w ciągu 24 godzin. Natomiast nabywca reguluje należności wobec faktora w dogodnym dla siebie czasie, np. w ciągu 60 dni.
Zwykła faktura dokumentuje sprzedaż/dostawę towaru lub wykonanie usługi, natomiast faktura zaliczkowa jest rozliczeniem otrzymanej zaliczki. Jej wystawienie jest obowiązkowe, jeśli nabywcą jest przedsiębiorstwo. Wyjątek stanowią: usługi telekomunikacyjne, tzw. media czy czynsze oraz dostawy wewnątrzwspólnotowe. Otrzymanie zaliczki na poczet świadczenia tych usług nie generuje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.
Fakturę zaliczkową należy wystawić nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem zaliczki, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.
W przypadku, gdy zaliczka nie wynosiła 100% wartości zamówienia konieczne jest wystawienie na pozostałą kwotę dodatkowej faktury końcowej zamykającej całą transakcję.
Sprzedawca wystawia duplikat faktury, gdy pierwotna faktura uległa zniszczeniu bądź zaginęła. Duplikat może zostać wystawiony zarówno dla faktury pierwotnej, jak i faktury korygującej.
Dane zawarte na duplikacie faktury powinny być identyczne z tymi, które znajdowały na fakturze źródłowej. Dodatkowym elementem, który należy umieścić w dokumencie jest adnotacja “Duplikat” oraz data jego wystawienia.
Konieczność wystawienia duplikatu dla zaginionej/zniszczonej faktury wynika z tego, że przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania tego typu dokumentacji przez co najmniej 5 lat od momentu wystawienia.
Jeśli w czasie kontroli skarbowej, okaże się, że danej faktury brakuje, będzie to oznaczało, że podatek został odliczony bezprawnie. Brak oryginału lub duplikatu faktury wymusza dokonanie korekty w deklaracji VAT, w której dokonano odliczenia podatku z tytułu zaginionej/zniszczonej faktury.
Istotą faktury korygującej jest korekta faktury pierwotnej, tak aby dokumentowała rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą, gdy:
Faktura korygująca powinna zawierać następujące informacje:
Aby wystawca faktury korygującej miał możliwość zmiany podatku należnego, nabywca musi potwierdzić fakt otrzymania tej faktury. Może to być dokonane w dowolnej formie np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki zawierającej fakturę korygującą, odrębne pismo w formie elektronicznej, czy zwrot kopii faktury korygującej podpisanej przez nabywcę.
Pro forma jest terminem zwyczajowym. Chociaż pod względem formalnym nie różni się praktycznie niczym od zwykłych faktur, nie jest to dokument księgowy (faktura). Pojęcie to nie występuje w przepisach ustawy o VAT i faktury pro forma nie trzeba ujmować w ewidencji księgowej.
Faktury proforma nie można wystawiać po otrzymaniu zapłaty. Otrzymanie zaliczki lub zapłaty po dostawie towarów/świadczeniu usług należy udokumentować fakturą VAT.
Ponieważ nie ma przepisów, które regulują termin wystawienia faktury pro forma to można ją przesłać kontrahentowi w dowolnym momencie. Pełni ona jedynie funkcję informacyjną i zazwyczaj jest:
Faktura ustrukturyzowana (nazywana też e-fakturą) to, zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to dokument w formacie XML, w którym według określonego schematu zostały zapisane dane, jakie powinna zawierać faktura VAT.
W 2023 r wystawienie e-faktur jest dobrowolne, od 2024 r. stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT w Polsce.
Dowiedz się więcej o e-Fakturze i Krajowym systemie e-Faktur >>
