Zapytaj
eksperta
Zapytaj
eksperta

Wszystko co powinieneś wiedzieć o fakturze VAT

Faktura VAT – najważniejsze informacje

Faktura VAT jest to dokument potwierdzający sprzedaż towarów i usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT.  Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron transakcji (sprzedającego i kupującego).

Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT?

Obowiązek wystawiania faktur mają czynni, zarejestrowani podatnicy VAT w przypadku:

  • sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców
  • sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeśli nabywca taki zażąda faktury
  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium i na terytorium Polski
  • w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?

Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać następujące informacje:

  • dane identyfikujące fakturę: datę wystawienia, unikalny numer dokumentu
  • dane dotyczące stron transakcji kupna-sprzedaży: imię i nazwisko/nazwa firmy, adres, NIP (nie dotyczy jeśli nabywca jest osobą prywatną),
  • szczegóły dotyczące sprzedaży/usługi: datę usługi/sprzedaży/dostawy, nazwę usługi/towaru, zakres wykonanej usługi/miarę i ilość dostarczonych towarów,
  • szczegóły dotyczące płatności: cenę jednostkową netto usługi/towaru, kwoty rabatów, wartość sprzedaży netto, stawkę VAT, sumę wartości sprzedaży netto - z podziałem na poszczególne stawki VAT, kwotę należności - ogółem.

Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:

  • termin i sposób płatności
  • uwagi do dokumentu.

Ponadto faktura VAT musi posiadać adnotacje, których treść uzależniona jest od metody rozliczania podatku VAT:

  • mechanizm podzielonej płatności - jeżeli faktura objęta jest obowiązkowym split payment
  • odwrotne obciążenie - w przypadku sprzedaży usług na rzecz firmy z innego kraju UE lub spoza UE
  • metoda kasowa - jeżeli faktura wystawiana jest przez podatnika rozliczającego VAT metodą kasową.

Ważne!

W przypadku, gdy nabywca ma dokonać płatności w mechanizmie podzielonej płatności,  sprzedawca musi na fakturze podać rachunek firmowy zarejestrowany na białej liście podatników VAT.

Jaki jest termin na wystawienie faktury VAT?

Podstawowy termin na wystawienie faktury przypada najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca po dacie dostawy towaru, wykonania usługi  lub w przypadku żądania osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Fakturę można wystawić również wcześniej – maksymalnie do 60 dni przed datą sprzedaży.

W przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych obowiązuje odrębny termin wystawienia faktury - 30. dnia od dnia wykonania usługi.

Fakturę można wystawiać przed datą sprzedaży bezterminowo, a jednocześnie obowiązkowo przed terminem płatności w przypadku:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Termin płatności faktury 

Maksymalny, przewidywany ustawowo, termin zapłaty w transakcjach handlowych to 60 dni. Dotyczy to transakcji, w których sprzedawcą jest mikro-, małe lub średnie przedsiębiorstwo, a kupującym jest duża firma (tzw. transakcja asymetryczna). W przypadku podmiotów równorzędnych (np. dwie średnie firmy) mogą one ustalić termin zapłaty dłuższy niż 60 dni. Sprzedający jednak, mimo tego ustalenia, ma prawo naliczania odsetek ustawowych  po 30 dniach od dnia spełnienia swojego świadczenia i doręczenia kupującemu faktury.

Więcej o odsetkach za opóźnienia w transakcjach handlowych >>

Finansowanie faktur  - na czym polega?

Sprzedawca, który wystawia faktury  z odroczonym terminem płatności może szybko zamienić je na gotówkę korzystając z faktoringu. Mechanizm działania tej usługi jest prosty. Sprzedawca realizuje zamówienie, wystawia fakturę i przesyła ją do firmy faktoringowej (zwanej faktorem). Faktor przekazuje mu do 90% wartości faktury w ciągu 24 godzin. Firma, która nabyła produkty lub usługi dokonuje zapłaty zgodnie z terminem płatności podanym na fakturze (np. po 60 dniach).

W sytuacji, gdy to nabywcy brakuje środków na zapłatę faktury za zakupione towary, może on skorzystać z faktoringu odwrotnego. Firma faktoringowa spłaci jego zobowiązania w ciągu 24 godzin. Natomiast nabywca reguluje należności wobec faktora w dogodnym dla siebie czasie, np. w ciągu 60 dni.

Specyficzne rodzaje faktur

Faktura zaliczkowa

Zwykła faktura dokumentuje sprzedaż/dostawę towaru lub wykonanie usługi, natomiast  faktura zaliczkowa jest rozliczeniem otrzymanej zaliczki. Jej wystawienie jest obowiązkowe, jeśli nabywcą jest przedsiębiorstwo. Wyjątek stanowią: usługi telekomunikacyjne, tzw. media czy czynsze oraz dostawy wewnątrzwspólnotowe.  Otrzymanie zaliczki na poczet świadczenia tych usług nie generuje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.

Fakturę zaliczkową należy wystawić nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem zaliczki, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.

W przypadku, gdy zaliczka nie wynosiła 100% wartości zamówienia konieczne jest wystawienie na pozostałą kwotę dodatkowej faktury końcowej zamykającej całą transakcję.

Duplikat faktury

Sprzedawca wystawia duplikat faktury, gdy pierwotna faktura uległa zniszczeniu bądź zaginęła. Duplikat może zostać wystawiony zarówno dla faktury pierwotnej, jak i faktury korygującej.

Dane zawarte na duplikacie faktury powinny być identyczne z tymi, które znajdowały na fakturze źródłowej. Dodatkowym elementem, który należy umieścić w dokumencie jest adnotacja “Duplikat” oraz data jego wystawienia.

Konieczność wystawienia duplikatu dla zaginionej/zniszczonej faktury wynika z tego, że przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania tego typu dokumentacji przez co najmniej 5 lat od momentu wystawienia.

Jeśli w czasie kontroli skarbowej, okaże się, że danej faktury brakuje, będzie to oznaczało, że podatek został odliczony bezprawnie. Brak oryginału lub duplikatu faktury wymusza dokonanie korekty w deklaracji VAT, w której dokonano odliczenia podatku z tytułu zaginionej/zniszczonej faktury.

Faktura korygująca

Istotą faktury korygującej jest korekta faktury pierwotnej, tak aby dokumentowała rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą, gdy:

  • podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w pierwotnej fakturze uległa zmianie
  • dokonano zwrotu towarów i opakowań
  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty
  • stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury pierwotnej.

Faktura korygująca powinna zawierać następujące informacje:

  • wyrazy "Faktura korygująca" lub "Korekta"
  • numer kolejny oraz data jej wystawienia;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą (chyba, że korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie
    • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
    • w przypadkach, w których zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłowa treść korygowanych pozycji.
  • wyjaśnienie przyczyny korekty
  • wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka.

Aby wystawca faktury korygującej miał możliwość zmiany podatku należnego, nabywca musi potwierdzić fakt otrzymania tej faktury. Może to być dokonane w dowolnej formie np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki zawierającej fakturę korygującą, odrębne pismo w formie elektronicznej, czy zwrot kopii faktury korygującej podpisanej przez nabywcę.

Faktura pro forma

Pro forma jest terminem zwyczajowym. Chociaż pod względem formalnym nie różni się praktycznie niczym od zwykłych faktur, nie jest to dokument księgowy (faktura). Pojęcie to nie występuje w przepisach ustawy o VAT i faktury pro forma nie trzeba ujmować w ewidencji księgowej.

Faktury proforma nie można wystawiać po otrzymaniu zapłaty. Otrzymanie zaliczki lub zapłaty po dostawie towarów/świadczeniu usług należy udokumentować fakturą VAT.

Ponieważ nie ma przepisów, które regulują termin wystawienia faktury pro forma to można ją przesłać kontrahentowi w dowolnym momencie. Pełni ona jedynie funkcję informacyjną i zazwyczaj jest:

  • rodzajem oferty handlowej, wysyłanej klientowi  w celu potwierdzenia zawarcia transakcji  lub poinformowania o cenie towaru bądź usługi
  • dokumentem określającym kwotę zaliczki lub zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi
  • formą wezwania do zapłaty.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana (nazywana też e-fakturą) to, zgodnie z definicją  zawartą  w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to dokument  w formacie XSD, w którym według określonego schematu zostały zapisane  dane, jakie powinna zawierać faktura VAT.

W 2022 r wystawienie e-faktur jest dobrowolne, od 2023 r. stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT w Polsce.

Przeczytaj również

Czas czytania: 5 minuty
14 lutego, 2022
specjalista ds. marketingu, email: [email protected]
BĄDŹ NA BIEŻĄCO!
Otrzymuj powiadomienia o najświeższych artykułach

Zobacz naszą ofertę

FAKTORING JAWNY
Koniec z czekaniem na przelewy od kontrahentów.
Do 90% wartości faktury wypłacimy Ci w 24 h
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
Faktoring cichy
Finansowanie faktur bez cesji 
i informowania kontrahenta. Do 75% wartości faktury wypłacimy Ci w 24 h
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
Faktoring odwrotny
Spłacimy Twoje zobowiązania w 24 h i otrzymasz prolongatę terminu płatności do 90 dni

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
PożyczkI
Finansowanie dla firm na dowolny cel do 3 mln zł. Rozpatrzenie wniosku nawet w ciągu 1 dnia
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
INDOS SA ul. Kościuszki 63, 41-503 Chorzów
NIP: 627-23-51-283 | REGON: 276591100
Wpis do KRS: 0000343763 Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach | Kapitał zakładowy: 7.126.560,00 zł wpłacony w całości
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram