Krajowy System e-Faktur to kolejny element uszczelnienia systemu podatkowego. Nowy system ma także zapewnić wiele korzyści dla przedsiębiorców. Oprócz zwiększenia szybkości wymiany danych między kontrahentami, jednolity wzór e-Faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych i zredukuje liczbę pomyłek w procesie księgowania.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktur).
Aktualnie e-faktura jest jedną z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych.
Aktualnie polscy przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie z KSeF. Od 1 lipca 2024 roku stanie się to obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, a od 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT. Znikną wtedy faktury papierowe i elektroniczne, a firmy przestaną przesyłać faktury między sobą.
Dowiedz się więcej o terminach płatności faktur >>
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) będzie dotyczył wszystkich transakcji dokumentowanych fakturami VAT i obejmował następujące podmioty:
Dowiedz się więcej o formach opodatkowania działalności gospodarczej >>
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to faktura elektroniczna, która posiada ustrukturyzowany format XML (zamiast standardowego formatu PDF). Oznacza on zapisywanie informacji według przyjętego standardu określającego kategorie danych, które powinny znaleźć się na fakturze (np. dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży, kwota). Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury.
Sprawdź jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?
W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny. W dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego faktura będzie uznana za wystawioną i doręczoną. Niepełna lub nieprawidłowa technicznie faktura zostanie odrzucona przez system, czyli nie zostanie wystawiona w rozumieniu przepisów o VAT.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny służący do:
Aby korzystać z KSeF przedsiębiorca będzie musiał dostosować swoje systemy informatyczne, a w szczególności oprogramowanie księgowe. Najważniejszą kwestią jest sprawdzenie, czy stosowany system posiada pola do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie systemu księgowego przedsiębiorcy z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.
Warto również zwrócić uwagę na to, że KSeF w żaden sposób nie informuje przedsiębiorcy o tym, że w systemie czeka na niego faktura. Faktura obecna w systemie będzie uznawana za ważną, wystawioną i zaakceptowaną, co niesie ze sobą określone skutki prawne i finansowe. W związku z tym przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy obiegu dokumentów tak, by automatycznie sprawdzały KSeF i w razie pojawienia się nowej faktury pobierały ją do systemu księgowego.
Puste faktury – co to jest, jak naprawić błąd >>
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta dostępnego zarówno z komputera, jak i urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość użytkownika w oparciu o Profil Zaufany i kwalifikowane certyfikaty tj.: podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany.
Wystawianie e-Faktur przyniesie przedsiębiorcom następujące korzyści:
Ministerstwo Finansów przewidziało procedurę na wypadek problemów z systemem e-Faktur. Informacja o awarii ma być odpowiednio komunikowana – w BIP Ministerstwa Finansów oraz za pomocą niezależnego interfejsu. W czasie jej trwania przedsiębiorcy mają wystawiać faktury zgodnie ze schematem, ale z pominięciem wysyłki do KSeF. Natomiast po zakończeniu awarii będą musieli to nadrobić w ciągu 7 dni.
Źródła informacji:
