Co to jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktur).
Aktualnie e-faktura jest jedną z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych.
Kiedy Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy?
Aktualnie polscy przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie z KSeF. Od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Znikną wtedy faktury papierowe i elektroniczne, a firmy przestaną przesyłać faktury między sobą.
Dowiedz się więcej o terminach płatności faktur >>
Kto będzie musiał wystawiać e-Faktury?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) będzie dotyczył wszystkich transakcji dokumentowanych fakturami VAT i obejmował następujące podmioty:
- przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT
- podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Dowiedz się więcej o formach opodatkowania działalności gospodarczej >>
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to faktura elektroniczna, która posiada ustrukturyzowany format XML (zamiast standardowego formatu PDF). Oznacza on zapisywanie informacji według przyjętego standardu określającego kategorie danych, które powinny znaleźć się na fakturze (np. dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży, kwota). Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury.
Sprawdź jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?
W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny. W dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego faktura będzie uznana za wystawioną i doręczoną. Niepełna lub nieprawidłowa technicznie faktura zostanie odrzucona przez system, czyli nie zostanie wystawiona w rozumieniu przepisów o VAT.
Jak działa system e-Faktur ?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny służący do:
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania
- otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich
- oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF
- analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF
- powiadamiania podmiotów o:
- dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem
- braku możliwości wystawienia e-Faktur - w przypadku niedostępności KSeF
- powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF.
Jak się przygotować do wprowadzenia e-Faktur?
Aby korzystać z KSeF przedsiębiorca będzie musiał dostosować swoje systemy informatyczne, a w szczególności oprogramowanie księgowe. Najważniejszą kwestią jest sprawdzenie, czy stosowany system posiada pola do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie systemu księgowego przedsiębiorcy z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.
Warto również zwrócić uwagę na to, że KSeF w żaden sposób nie informuje przedsiębiorcy o tym, że w systemie czeka na niego faktura. Faktura obecna w systemie będzie uznawana za ważną, wystawioną i zaakceptowaną, co niesie ze sobą określone skutki prawne i finansowe. W związku z tym przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy obiegu dokumentów tak, by automatycznie sprawdzały KSeF i w razie pojawienia się nowej faktury pobierały ją do systemu księgowego.
Puste faktury – co to jest, jak naprawić błąd >>
Jak uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta dostępnego zarówno z komputera, jak i urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość użytkownika w oparciu o Profil Zaufany i kwalifikowane certyfikaty tj.: podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany.
Jakie są korzyści dla przedsiębiorców ze stosowania KSeF?
Wystawianie e-Faktur przyniesie przedsiębiorcom następujące korzyści:
- skrócony z 60 do 40 dni termin zwrotu podatku (w przypadku nadwyżki podatku naliczonego nad należnym; przy spełnieniu określonych warunków),
- możliwość rozliczenia faktury korygującej wystawionej w postaci ustrukturyzowanej poza tzw. SLIM VATem, czyli bez konieczności posiadania stosownej dokumentacji potwierdzającej dokonanie ustaleń z nabywcą.
- brak konieczności przechowywania faktur. E- faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione,
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur. e-Faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zagubieniu.
Co się stanie w przypadku awarii KSeF?
Ministerstwo Finansów przewidziało procedurę na wypadek problemów z systemem e-Faktur. Informacja o awarii ma być odpowiednio komunikowana – w BIP Ministerstwa Finansów oraz za pomocą niezależnego interfejsu. W czasie jej trwania przedsiębiorcy mają wystawiać faktury zgodnie ze schematem, ale z pominięciem wysyłki do KSeF. Natomiast po zakończeniu awarii będą musieli to nadrobić w ciągu 7 dni.
Źródła informacji:
