Szacuje się, że co druga firma w Polsce otrzymuje zapłatę za dostarczone produkty czy świadczone usługi z opóźnieniem o ponad 60 dni. Poznaj 8 działań, które warto podjąć, gdy Twoim problemem jest niezapłacona faktura i chcesz skutecznie odzyskać należność.
W przypadku braku zapłaty za fakturę wezwanie do zapłaty powinno być pierwszym krokiem zmierzającym do uzyskania płatności. Jest to pismo, które wierzyciel kieruje do dłużnika, aby powiadomić go o upłynięciu terminu płatności za zakupione produkty lub usługi i przypomnieć o konieczności uregulowania zobowiązania. Taki monit warto wysłać niezwłocznie po upływie terminu płatności faktury. Wezwanie, albo przypomni kontrahentowi o nieuregulowanej płatności i doprowadzi do zapłaty należnej kwoty w podanym terminie, albo w szybkim czasie pozwoli stwierdzić, że dłużnik nie zamierza uregulować zobowiązania i konieczne będzie skierowanie sprawy do windykacji lub na drogę postępowania sądowego.
Wysłanie wezwania do zapłaty jest ważne z dwóch powodów. Po pierwsze wysłanie monitu do dłużnika jest obowiązkowe zanim skierujemy sprawę do sądu. Po drugie, pisemna odpowiedź dłużnika na wezwanie do zapłaty może przerwać bieg przedawnienia roszczenia.
Więcej o wezwaniu do zapłaty >>
Odzyskanie należności na drodze sądowej trwa średnio dwa lata i pociąga za sobą konieczność poniesienia opłaty za złożenie wniosku do sądu oraz kosztów zastępstwa procesowego. Polubowne odzyskanie długu jest nie tylko szybsze, ale i tańsze, dlatego warto najpierw podjąć próbę zawarcia z dłużnikiem ugody.
Aby zmotywować dłużnika do zawarcia ugody i dotrzymania jej warunków warto zaproponować rożnego rodzaju ustępstwa na jego korzyść tj.: rozłożenie należności na raty, umorzenie części odsetek. Dodatkowymi korzyściami dla wierzyciela z podpisania ugody jest możliwość oddania sprawy do sądu w postępowaniu nakazowym oraz przerywanie biegu przedawnienia.
Dowiedz się jak prawidłowo zawrzeć ugodę z dłużnikiem >>
Sposobem na zminimalizowanie strat wierzyciela wynikających braku zapłaty za fakturę jest skorzystanie z ulgi na złe długi. Umożliwia ona wierzycielowi pomniejszenie podstawy opodatkowania (podatku PIT i CIT) o kwotę wierzytelności, która nie została uregulowana w ciągu 90 dni od terminu płatności, określonego w umowie lub na fakturze.
Ulga na złe długi a windykacja >>
Po upływie terminu płatności faktury, za okres oczekiwania za zapłatę, wierzycielowi z mocy prawa należą się odsetki ustawowe. Są one sankcją dla dłużnika za nieterminowe regulowanie płatności oraz stanowią zadośćuczynienie dla wierzyciela, który nie otrzymał należnego świadczenia pieniężnego w terminie.
Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych to suma stopy referencyjnej NBP i 10 punktów procentowych. Do dnia 31.12.2022 wynoszą one 16%.
Więcej o tym jak naliczyć dłużnikowi odsetki ustawowe >>
Wysokość aktualnej stopy referencyjnej NBP
Wierzyciel ma również prawo do rekompensaty za poniesione koszty odzyskiwania należności w zależności od wielkości niezapłaconej wierzytelności:
Uprawnienie do naliczenia tej kwoty jest możliwe od momentu, gdy wymagalne staną się odsetki za opóźnienie w płatnościach, bez odrębnego wezwania do jej zapłaty. W przypadku poniesienia kosztów przewyższających stałą rekompensatę, wierzyciel może uzyskać na drodze sądowej ich zwrot w uzasadnionej wysokości.
Nota księgowa 40 euro – wszystko, co przedsiębiorca powinien wiedzieć>>
Jeśli próby samodzielnego odzyskania należności, wynikającej z niezapłaconej faktury, zawiodły warto rozważyć powierzenie wyegzekwowania należności profesjonalnej firmie windykacyjnej. Pierwszy etap windykacji to windykacja polubowna. Jej głównym celem jest doprowadzenie do dobrowolnej spłaty długu przez dłużnika. Już samo pojawienie się trzeciego podmiotu – firmy windykacyjnej – w stosunkach między kontrahentami skutecznie motywuje dłużnika do uregulowania zobowiązania.
W INDOS SA 80% spraw zamykamy na etapie polubownym, czyli bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Jest to najkorzystniejsze dla naszego klienta, ponieważ minimalizuje koszty windykacji i skraca czas odzyskania środków. Windykatorzy prowadzą z dłużnikiem bezpośrednie negocjacje, niejednokrotnie się z nim osobiście spotykają. Działania te podejmowane są, aby skłonić dłużnika do uznania długu lub podpisania ugody. Jeśli do tego dojdzie windykatorzy monitorują terminową spłatę należności i pilnują, aby dłużnik realizował podjęte zobowiązania zgodnie z założeniami.
Dłużnik nie zawsze jest skory do podpisania ugody lub też przestaje ją realizować. Wówczas warto wziąć pod uwagę skierowanie sprawy do sądu. Celem postępowania sądowego jest uzyskanie wyroku lub nakazu zapłaty, będącego podstawą postępowania zabezpieczającego, a później egzekucyjnego. Na drogę postępowania sądowego warto wstępować wtedy, gdy mamy wiedzę, że dłużnik posiada majątek i/lub czerpie dochody, które mogą być źródłem spłaty jego zobowiązania. Jeśli nie jesteśmy w ten sposób przygotowani do rozprawy sądowej i egzekucji komorniczej to ich wszczynanie może nie tylko nie przynieść efektu w postaci spłaty zobowiązania przez dłużnika, ale również narażać wierzyciela na dodatkowe, niemożliwe do odzyskania koszty.
Sposobem na szybkie pozbycie się problemu z niezapłaconą należnością jest jej sprzedaż. Sprzedaży podlegają wierzytelności wynikające z różnych tytułów np. umów, praw do zwrotu kaucji, regresów. Mogą one być udokumentowane w różny sposób np. faktury, noty odsetkowe, umowy, weksle. Prowizja związana z tą usługą, którą pobiera firma finansowa, jest jednak wyższa niż w przypadku windykacji, ponieważ ryzyko po stronie firmy kupującej wierzytelność jest większe.
