Dla przedsiębiorców, którzy regularnie borykają się z opóźnieniami w płatnościach od kontrahentów, stosowanie not księgowych 40 euro może być efektywnym sposobem na odzyskiwanie kosztów związanych z dochodzeniem należności. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest ta nota, kiedy można ją wystawić, jak prawidłowo wyliczyć kwotę rekompensaty, a także, czy jest ona kosztem podatkowym.
Nota księgowa 40 euro (NK40) to dokument księgowy opiewający na kwotę 40 euro, który wierzyciel może wystawić dłużnikowi od pierwszego dnia nabycia prawa do odsetek ustawowych. Kwota 40 euro jest zryczałtowaną formą rekompensaty za to, że dłużnik nie dotrzymał terminu płatności.
Możliwość obciążenia dłużnika taka rekompensatą została wprowadzone na mocy przepisów dyrektywy unijnej oraz wdrożone do polskiego prawa w ramach ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
Nota księgowa 40 euro ma na celu zrekompensowanie przedsiębiorcom kosztów związanych z odzyskiwaniem należności, np. kosztów monitów, obsługi prawnej czy prowadzenia korespondencji z dłużnikiem.
Windykacja należności – praktyczny przewodnik >>
Nota księgowa na 40 euro może zostać wystawiona w sytuacji, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:
Kwota rekompensaty zależy od wartości należności głównej. Ustawa przewiduje następujące progi:
Wierzyciel, dłużnik, dług - sprawdź co oznaczają te pojęcia >>
Wyliczenie rekompensaty 40 euro jest stosunkowo proste, ponieważ kwota ta jest stała i niezależna od wysokości faktury, jeżeli należność główna nie przekracza 5 000 zł. W przypadku wyższych należności należy zastosować odpowiednie progi (70 lub 100 euro), zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Przeliczenie euro na złotówki powinno odbywać się na podstawie średniego kursu walut Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.
40 euro rekompensaty przysługuje każdemu przedsiębiorcy, który wystawił fakturę za usługę lub towar, a jego kontrahent nie uregulował płatności w terminie. Ważne, aby transakcja miała charakter handlowy (B2B – business to business) i dotyczyła działalności gospodarczej obu stron. Rekompensata nie ma zastosowania w sytuacji, gdy dłużnikiem jest konsument – w takich przypadkach obowiązują inne przepisy.
Warto również podkreślić, że przedsiębiorca może żądać rekompensaty 40 euro bez względu na to, czy rzeczywiście poniósł koszty związane z odzyskiwaniem należności. Sama zwłoka w płatności uprawnia go do naliczenia tej opłaty.
Wystawienie noty księgowej na 40 euro nie wymaga specjalnych formalności. W praktyce jest to dokument podobny do faktury, w którym należy zawrzeć:
Nota księgowa 40 euro może być wystawiona po upływie terminu płatności, niezależnie od tego, czy zostały wcześniej podjęte inne kroki windykacyjne, takie jak wysyłanie monitów, wezwania do zapłaty czy przypomnień.
Rekompensata za nieterminową płatność przysługuje od każdej nieopłaconej w terminie faktury z osobna, niezależnie od tego czy wierzyciel:
Dla wierzyciela korzystne jest naliczenie kwoty rekompensaty dla zobowiązań o niskiej wartości, ze względu na fakt, iż otrzyma on wówczas zwrot środków pieniężnych za wykonaną usługę bądź sprzedany towar oraz dodatkowo otrzyma rekompensatę w kwocie 40 euro. Przykładowo od wystawionej faktury na kwotę 100 zł brutto przedsiębiorca może otrzymać łącznie około 272 zł po uwzględnieniu rekompensaty (przyjmując kurs euro po 4,30 zł).
Rekompensaty 40 euro nie wolno jednak nadużywać. Sąd Okręgowy w Rzeszowie w wyroku z 9 czerwca 2016 roku (sygn. akt VI Ga 90/16) jasno podkreślił, że rekompensata ta musi być oceniania przez pryzmat art. 5 Kodeksu cywilnego (zasady współżycia społecznego) i nie może prowadzić do nadużycia prawa. Przykładowo, jeśli wierzyciel wystawia 10 faktur po 10 zł i od każdej nalicza 40 euro rekompensaty za opóźnienie, nie będzie mógł liczyć na to że są rozstrzygnie sprawę na jego korzyść.
W kontekście rozliczeń podatkowych warto pamiętać, że rekompensata 40 euro stanowi dla wierzyciela przychód, który należy uwzględnić w ewidencji podatkowej. Samo wystawienie noty nie powoduje konieczności opodatkowania. Dopiero, kiedy nota zostanie opłacona, należność staje się dla przedsiębiorcy przychodem, od którego należy odprowadzić podatek.
W przypadku dłużnika, naliczona rekompensata 40 euro może być uznana za koszt uzyskania przychodu, o ile dotyczy opóźnienia w transakcjach handlowych i została uregulowana zgodnie z przepisami prawa.
Przedsiębiorca może zmienić kolejność rozliczania należności. Jeśli dłużnik po otrzymaniu noty opłacił zaległą fakturę, ale pominął notę, przedsiębiorca może rozliczyć w pierwszej kolejności notę, a pozostała kwotę zaliczyć na spłatę należności głównej wynikającej z faktury.
Wystawienie noty księgowej 40 euro warto potraktować jako jeden z kolejnych etapów dochodzenia należności. Powinno ją wyprzedzać skuteczne dostarczenie dłużnikowi wezwania do zapłaty oraz poinformowanie o zamiarze naliczenia rekompensaty za opóźnienie w płatności.
Notę NK 40 można potraktować także jako argument w negocjacjach z dłużnikiem, np. gdy ustalany jest termin spłaty zaległej faktury.
Podsumowując - obciążenie dłużnika kwotą rekompensaty warto stosować w przypadku braku jego reakcji na wezwanie do zapłaty, czy unikanie kontaktu w celu ustalenia terminu zapłaty.
