Zapytaj
eksperta
Zapytaj
eksperta

Jak zlecić windykację? Przewodnik krok po kroku

Problem niezapłaconej faktury spotyka wielu przedsiębiorców. W artykule wyjaśniam kiedy należy podjąć kroki w celu wyegzekwowania płatności i jak zlecić windykację profesjonalnej firmie.

Kiedy oddać sprawę do windykacji?

Dopilnowanie, aby należności były płacone w terminie to podstawowe zadnie dla  przedsiębiorcy, który chce  utrzymać płynność finansową swojej firmy. Dlatego już dzień po upływie terminu płatności faktury warto przypomnieć kontrahentowi, że oczekujemy na jego płatność. Powinniśmy w tej sprawie zarówno kontaktować się telefonicznie, aby poznać przyczyny braku płatności, jak i wystosować formalne, pisemne wezwanie do zapłaty.

Oczekiwanie na płatność powinno trwać nie dłużej niż 30 dni. Jest to czas wystarczający dla nawet najbardziej roztargnionego kontrahenta na uregulowanie zaległego zobowiązania. Jeśli jednak z dłużnikiem nie da się nawiązać kontaktu (nie odbiera telefonu, nie odpisuje na e-maile, jego firma jest nieczynna) okres oczekiwania przed rozpoczęciem windykacji należy skrócić do 14 dni. Po tym czasie warto przekazać sprawę do windykacji profesjonalnej firmie windykacyjnej. W wielu przypadkach pozwoli to uchronić się przed sytuacją, w której dłużnik wpadł w większe problemy finansowe i jesteśmy jednym z wielu jego wierzycieli oczekujących na zapłatę.

Niezapłacona faktura. 8 rzeczy, które warto zrobić, gdy dłużnik nie płaci >>

Jakich dokumentów potrzebujesz, aby zlecić windykację?

Profesjonalna firma windykacyjna, aby zająć się dochodzeniem należności potrzebuje odpowiedniego jej udokumentowania, aby móc sprawdzić:

  • czy dane zobowiązanie faktycznie istnieje 
  • czy roszczenie nie przedawniło się
  • jaka jest kwota dochodzonej należności wraz z odsetkami za zwłokę
  • jaka jest sytuacja finansowa i prawna dłużnika

Podstawowym dokumentem jest faktura wystawiona za zrealizowaną sprzedaż czy świadczoną usługę. Jeśli posiadasz inne dokumenty potwierdzające zdarzenie gospodarcze  np. protokół odbioru, WZ, CMR lub inne tego typu dokumenty to warto je również przekazać firmie windykacyjnej.

Aby firma windykacyjna uzyskała pełny ogląd sytuacji i mogła lepiej dobrać instrumenty w procesie windykacji, warto przedstawić jej również  np. korespondencję z dłużnikiem.

Zgromadzenie i uporządkowanie dokumentacji na tym etapie pozwoli sprawnie i bez niepotrzebnych przestojów prowadzić kolejne etapy windykacji.

Chcę zlecić windykację >>

Co wybrać - firmę windykacyjną czy prawnika?

Ważnym krokiem, który musi zrobić przedsiębiorca zanim odda wierzytelność do windykacji jest decyzja czy powierzyć sprawę firmie windykacyjnej czy kancelarii prawnej. W uproszczeniu można powiedzieć, że najważniejszym czynnikiem przy dokonywaniu tego wyboru powinien być faktyczny stan sprawy.

Jeśli brak zapłaty wynika ze sporności wierzytelności, a nie z niewypłacalność dłużnika, to najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej i szybkie wystąpienie przeciwko dłużnikowi z powództwem na drogę postępowania sądowego w celu rozstrzygnięcia spornych kwestii.

W sytuacji, gdy dłużnik nie kwestionuje zasadności roszczenia, a powodem braku zapłaty jest np. utrata płynności finansowej albo zwykłe kredytowanie się kosztem wierzyciela, zasadne jest skorzystanie z usług firmy windykacyjnej.  Dysponuje ona instrumentami i rozwiązaniami pozwalającymi na polubowne załatwienie sprawy (np. wynegocjowanie ugody, przejęcie w ramach spłaty długu cesji wierzytelności od innego dłużnika itp.).

Więcej o tym, które rozwiązanie jest lepsze - firma windykacyjna czy prawnik >>

Warto wiedzieć

W przypadku, gdy windykacja polubowna nie przyniesie rezultatów INDOS zapewnia pełną obsługę prawną na etapie windykacji sądowej i komorniczej.  Wierzyciel nie ponosi kosztów adwokackich. Co ważne w przypadku bezskutecznej egzekucji komorniczej koszty zastępstwa procesowego w całości bierzemy na siebie.

Jakie są rodzaje windykacji i którą wybrać?

Firma windykacyjna może dochodzić wierzytelności:

  • w oparciu o umowę powierniczego przelewu wierzytelności (wstępuje czasowo w prawa i obowiązki pierwotnego wierzyciela i wobec dłużnika występuje w roli nowego wierzyciela)
  • na podstawie udzielonego pełnomocnictwa (nie dochodzi do cesji wierzytelności, a firma windykacyjna reprezentuje pierwotnego wierzyciela).

Przy decyzji o wyborze rodzaju windykacji warto kierować się radami windykatora, który z doświadczenia wie najlepiej, który rodzaj najlepiej sprawdzi się w konkretnym przypadku.

Dowiedz się więcej o rodzajach windykacji>>  

Jak wygląda współpraca z firmą windykacyjną?

Współpraca z firmą windykacyjna składa się z kilku etapów:

1. Wywiad gospodarczy i badanie kondycji finansowej  dłużnika

Przed podpisaniem umowy firma windykacyjna ustala aktualną sytuację prawną, składniki majątku i źródła przychodów dłużnika. W ten sposób ocenia szanse na wyegzekwowanie należności. Od nich zależy decyzja o przyjęciu lub rezygnacji ze zlecenia windykacji. Wyniki takiej analizy pozwalają również ocenić nakład pracy i koszty, jakie trzeba ponieść, aby odzyskać dług.

2. Podpisanie umowy (windykacja powiernicza lub na zlecenie)

3. Windykacja polubowna

Jej głównym celem jest doprowadzenie do dobrowolnej spłaty długu przez dłużnika. Windykacja polubowna nie powinna ograniczać się do wysyłania e-maili i pism do dłużnika. Windykatorzy prowadzą z dłużnikiem bezpośrednie negocjacje, niejednokrotnie się z nim osobiście spotykają (windykacja terenowa). W przypadku należność niskonominałowych (poniżej 10 tys. zł) etap windykacji polubownej trwa maksymalnie do 3 miesięcy, a w przypadku wierzytelności wysokonominałowych windykacja polubowna trwa do 6 miesięcy. Jeśli nie przyniesie ona rezultatów zazwyczaj po tym czasie dług trafia do sądu.

4. Windykacja sądowa

Windykacja sądowa to dochodzenie należności na drodze postępowania sądowego. Efektem postępowania sądowego jest wyrok lub nakaz zapłaty, który jest podstawą do wszczęcia postępowania zabezpieczającego, a następnie egzekucyjnego (czynności komorniczych).

Firma windykacyjna kieruje sprawę do sądu, jeśli próby polubownego dochodzenia należności Na drogę postępowania sądowego warto wstępować wtedy, gdy mamy wiedzę, że dłużnik posiada majątek i/lub czerpie dochody, które mogą być źródłem spłaty jego zobowiązania. Jeśli nie jesteśmy w ten sposób przygotowani do rozprawy sądowej i egzekucji komorniczej to ich wszczynanie może nie tylko nie przynieść efektu w postaci spłaty zobowiązania przez dłużnika, ale również narażać wierzyciela na dodatkowe, niemożliwe do odzyskania koszty.

Windykacja sądowa – na czym polega, ile kosztuje? >>

5. Egzekucja komornicza

Do egzekucji komorniczej dochodzi, gdy dłużnik nie wykonuje prawomocnych orzeczeń sądu, czyli np. wtedy, gdy po otrzymaniu nakazu zapłaty dłużnik nie dokonuje spłaty zadłużenia. Realizuje ją komornik sądowy, który jest funkcjonariuszem publicznym i jego działania są ściśle regulowane przez przepisy prawne. Egzekucja komornicza polega na zastosowaniu środków przymusu przewidzianych przez Kodeks Postępowania Cywilnego celem spełnienia świadczenia przysługującego wierzycielowi od dłużnika. Zazwyczaj obejmuje zajęcie ruchomego i nieruchomego majątku dłużnika na poczet zaciągniętych przez niego zobowiązań.

Kierując do komornika wniosek o rozpoczęcie egzekucji, firma windykacyjna ma rozeznanie w tym, co może być źródłem spłaty długu. Rola windykatora jest tutaj ogromna. To właśnie on wskazuje odpowiedni majątek, sprawuje kontrolę nad przebiegiem procesu egzekucji, począwszy od ustalenia najkorzystniejszego terminu czynności komorniczych, po osobiste w nich uczestnictwo.

Egzekucja komornicza - kompletny przewodnik >>

Koszty windykacji

Wynagrodzenie firmy windykacyjnej stanowi tzw. success fee czyli  prowizja od odzyskanych od dłużnika kwot.  Jej wysokości zależy od kilku czynników: kwoty wierzytelności, terminu wymagalności, kondycji finansowej dłużnika, stopnia skomplikowania sprawy.  Najczęściej prowizja wynosi od 5 do 20% nominału wierzytelności. Profesjonalne firmy windykacyjne nie pobierają od klienta żadnych zaliczek tytułem prowadzenia sprawy, opłat za wysyłkę wezwania do zapłaty czy  za wyjazd do dłużnika.

 Ważną zaletą zlecenia windykacji profesjonalnej firmie jest to, że w przypadku konieczności wniesienia sprawy na drogę postępowania sądowego część kosztów bierze ona na siebie. Pierwotny wierzyciel wnosi tylko wpis sądowy.  Natomiast firma windykacyjna kredytuje koszty zastępstwa procesowego zarówno w postępowaniu sądowym jak i egzekucyjnym. Oznacza to, że klient w ogóle nie ponosi kosztów adwokackich, ponieważ po rozstrzygnięciu sprawy na jego korzyść pokrywa je dłużnik.

Windykacja należności– praktyczny przewodnik >>

Przeczytaj również

Czas czytania: 4 minuty
2 sierpnia, 2023
Doradca Klienta, tel. 509 328 843 email: jacek.gruchot@indos.pl
BĄDŹ NA BIEŻĄCO!
Otrzymuj powiadomienia o najświeższych artykułach

Zobacz naszą ofertę

FAKTORING JAWNY
Koniec z czekaniem na przelewy od kontrahentów.
Do 90% wartości faktury wypłacimy Ci w 24 h
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
Faktoring cichy
Finansowanie faktur bez cesji 
i informowania kontrahenta. Do 75% wartości faktury wypłacimy Ci w 24 h
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
Faktoring odwrotny
Spłacimy Twoje zobowiązania w 24 h i otrzymasz prolongatę terminu płatności do 90 dni

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
PożyczkI
Finansowanie dla firm na dowolny cel do 4 mln zł. Rozpatrzenie wniosku nawet w ciągu 1 dnia
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Złóż wniosek
INDOS SA ul. Kościuszki 63, 41-503 Chorzów
NIP: 627-23-51-283 | REGON: 276591100
Wpis do KRS: 0000343763 Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach | Kapitał zakładowy: 7.126.560,00 zł wpłacony w całości
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram